Datensicherheit in automatisierten Workflows: Worauf KMUs unbedingt achten müssen!

Das Wichtigste auf einen Blick

• Automatisierung bringt Effizienz, darf aber Datensicherheit nicht gefährden.

• Zentrale Risiken: unsichere Datenhaltung, fehlende Zugriffsrechte, unverschlüsselte Übertragung, mangelnde Transparenz.

• KMUs benötigen klare Prozesse für DSGVO-Konformität, Verschlüsselung und Dokumentation.

• Sicherheit ist nicht nur Pflicht, sondern auch ein wichtiger Wettbewerbsvorteil.
  

---

Automatisierung ist für viele kleine und mittelständische Unternehmen ein zentraler Hebel, um mit begrenzten Ressourcen effizient zu arbeiten. Routinen werden standardisiert, Abläufe beschleunigt und Mitarbeiter entlastet. Doch sobald sensible Informationen wie Kundendaten, Finanzdaten oder interne Kennzahlen durch automatisierte Workflows fließen, steht die Sicherheit im Mittelpunkt.

Datensicherheit ist dabei nicht nur ein rechtliches Muss, sondern auch eine Voraussetzung für Vertrauen und nachhaltiges Wachstum.

Risiken, die KMUs kennen sollten

Datenhaltung

Ein wesentliches Risiko liegt in der Frage, wo Daten gespeichert werden. Viele Automatisierungstools nutzen internationale Serverstandorte. Ohne Klarheit über die Datenhaltung können Unternehmen unbewusst gegen die DSGVO verstoßen. KMUs sollten daher bewusst Anbieter wählen, die europäische Server nutzen oder die Möglichkeit zum Self-Hosting bieten.

Zugriffskontrolle

Fehlende Rollen- und Rechtekonzepte gehören zu den häufigsten Schwachstellen. Wenn jeder Mitarbeiter Zugriff auf alle Workflows hat, steigt das Risiko von Fehlkonfigurationen oder Datenmissbrauch. Eine klare Vergabe von Zugriffsrechten nach dem „Need-to-know-Prinzip“ reduziert dieses Risiko erheblich.

Datenübertragung

Automatisierte Systeme tauschen ständig Daten zwischen Anwendungen aus. Wenn diese Übertragungen nicht verschlüsselt sind, besteht ein erhebliches Sicherheitsrisiko. End-to-End-Verschlüsselung sollte deshalb Standard sein – sowohl für interne Workflows als auch für externe Schnittstellen.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Viele Unternehmen haben keinen vollständigen Überblick, welche Daten in welchen Workflows verarbeitet werden. Ohne Dokumentation wird es schwierig, im Falle einer Prüfung oder eines Vorfalls nachzuweisen, dass Daten sicher gehandhabt werden. Transparenz ist daher ein zentrales Element jeder Sicherheitsstrategie.

Handlungsempfehlungen für KMUs

1. Datenhaltung prüfen und dokumentieren Unternehmen sollten aktiv hinterfragen, wo ihre Daten gespeichert werden. Anbieter mit EU-Servern sind aus DSGVO-Sicht oft die sicherste Wahl.

2. Rollen- und Rechtekonzepte etablieren Nur Mitarbeiter mit klar definierten Aufgaben sollten Zugriff auf bestimmte Daten oder Workflows haben. Regelmäßige Überprüfungen der Berechtigungen verhindern Missbrauch.

3. Verschlüsselung als Standard nutzen Sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung von Daten muss Verschlüsselung konsequent eingesetzt werden. Dies gilt auch für interne Workflows.

4. Dokumentation und Monitoring aufbauen Alle Workflows sollten nachvollziehbar dokumentiert sein. Ergänzend hilft Monitoring, um ungewöhnliche Aktivitäten frühzeitig zu erkennen.

5. Rechtliche Anforderungen berücksichtigen Die DSGVO verpflichtet Unternehmen, Datenverarbeitungen transparent zu machen und bei Bedarf nachzuweisen. Auftragsverarbeitungsverträge mit Tool-Anbietern sind Pflicht.
   

Sicherheit als Wettbewerbsvorteil

Datensicherheit ist längst nicht mehr nur ein Compliance-Thema. Kunden und Partner legen zunehmend Wert darauf, wie Unternehmen mit Daten umgehen. KMUs, die aktiv kommunizieren, dass ihre automatisierten Prozesse DSGVO-konform, verschlüsselt und dokumentiert sind, können dies als Qualitätsmerkmal nutzen. Sicherheit wird damit zum Verkaufsargument – besonders in Branchen, in denen Vertrauen eine zentrale Rolle spielt.

Fazit

Automatisierung bringt nur dann nachhaltigen Nutzen, wenn sie sicher umgesetzt wird. Für KMUs bedeutet das: Von Anfang an auf DSGVO-konforme Tools setzen, klare Zugriffsrechte etablieren, Verschlüsselung konsequent nutzen und Workflows dokumentieren. Wer diese Grundlagen schafft, vermeidet nicht nur Risiken, sondern baut auch Vertrauen bei Kunden und Partnern auf.

Kurz gesagt: Effizienz durch Automatisierung und Sicherheit gehören untrennbar zusammen – das eine funktioniert langfristig nicht ohne das andere.