n8n, Zapier & Co: Welche Automatisierungstools sind wirklich sinnvoll für Unternehmen?

Das Wichtigste in Kürze

• Zapier: Einsteigerfreundlich, sehr viele fertige Verbindungen, aber bei größerer Nutzung teuer.

• n8n: Open-Source-Lösung, flexibel, kostengünstig, erfordert etwas mehr Einarbeitung.

• Make: visuelle Oberfläche, ideal für komplexere Abläufe.

• Power Automate: für Unternehmen mit Microsoft 365 am besten geeignet.

• Fazit: Das richtige Tool hängt von Unternehmensgröße, Budget und IT-Umgebung ab.
  

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Automatisierung klingt oft nach etwas für Konzerne – mit riesigen IT-Abteilungen und komplizierten Projekten. In Wirklichkeit können heute aber auch kleine Unternehmen mit wenigen Klicks Prozesse automatisieren. Die Voraussetzung: ein passendes Tool, das ohne Programmierkenntnisse funktioniert. Doch welches ist für KMUs am sinnvollsten? Wir erklären die bekanntesten Plattformen so, dass auch Nicht-Techniker die Unterschiede verstehen.

Zapier – Automatisierung nach dem Baukastenprinzip

Zapier ist so etwas wie ein digitaler Klebstoff: Es verbindet verschiedene Programme miteinander. Man wählt ein „Wenn-dann“-Prinzip: Wenn etwas passiert, dann löse eine Aktion aus.

• Beispiel: Wenn jemand ein Formular auf der Website ausfüllt, dann lege die Person automatisch in der E-Mail-Liste an und verschicke eine Begrüßungsnachricht.

• Stärken: sehr viele fertige Vorlagen, sehr einfach zu bedienen, perfekt für den Einstieg.

• Schwächen: Bei steigender Nutzung wird es schnell teuer, da jede kleine Aktion (Task) kostet.
  

Praxisbeispiel: Ein Fitnessstudio nutzt Zapier, um neue Online-Buchungen direkt in ihr E-Mail-Tool einzutragen. So bekommt jeder Neukunde automatisch vor dem ersten Training eine Begrüßungsnachricht.

n8n – der flexible Allrounder für Profis

n8n ist ebenfalls ein Tool zur Automatisierung, funktioniert aber anders als Zapier. Statt ein fertiges Baukastensystem zu nutzen, können Unternehmen die Plattform selbst betreiben – entweder auf einem Server im Internet oder direkt im eigenen Büro. Das bedeutet: volle Kontrolle über Daten und keine hohen Kosten bei vielen Prozessen.

• Beispiel: Eine eingehende E-Mail mit einer Rechnung startet einen Workflow: Die Rechnung wird gelesen, gespeichert und automatisch im Buchhaltungssystem erfasst.

• Stärken: keine Begrenzung der Workflows, sehr flexibel, günstig oder sogar kostenlos.

• Schwächen: Die Einrichtung erfordert ein bisschen mehr technisches Verständnis oder einmalige Hilfe von außen.
  

Praxisbeispiel: Ein Online-Händler nutzt n8n, um 150 verschiedene Prozesse zu automatisieren – von Bestellbestätigungen bis zur Lagerverwaltung. Kosten: kaum mehr als der Server. Ein vergleichbarer Aufbau mit Zapier hätte mehrere tausend Euro im Jahr gekostet.

Make – Automatisierung mit visuellen Abläufen

Make verfolgt einen anderen Ansatz: Hier werden Workflows wie kleine Landkarten dargestellt. Kreise stehen für Apps oder Schritte, Linien für Verbindungen. So können auch Menschen ohne IT-Hintergrund nachvollziehen, wie Daten durch das System fließen.

• Beispiel: Ein Kunde kauft ein Produkt im Online-Shop → automatisch wird eine Rechnung erstellt → eine Mail verschickt → und der Kunde in eine CRM-Liste eingetragen.

• Stärken: sehr gute Visualisierung, perfekt für Abläufe mit mehreren Schritten.

• Schwächen: braucht etwas Einarbeitung, da die Oberfläche umfangreicher wirkt als bei Zapier.
  

Praxisbeispiel: Ein E-Learning-Anbieter verbindet Shopify mit CRM und E-Mail-Marketing. Dank der visuellen Oberfläche sehen die Mitarbeiter genau, wie die Daten laufen – auch ohne IT-Kenntnisse.

Power Automate – Automatisierung für Microsoft-Anwendungen

Viele Unternehmen arbeiten ohnehin mit Outlook, Teams, SharePoint oder Dynamics. Für sie ist Power Automate interessant, weil es tief in die Microsoft-Welt eingebunden ist.

• Beispiel: Eine neue E-Mail in Outlook löst automatisch eine Aufgabe in Microsoft To Do aus.

• Stärken: funktioniert nahtlos mit allen Microsoft-Programmen.

• Schwächen: weniger flexibel außerhalb der Microsoft-Umgebung.
  

Praxisbeispiel: Eine Unternehmensberatung erstellt für jedes neue Projekt automatisch einen Teams-Channel und einen SharePoint-Ordner. Früher dauerte das Stunden, heute Sekunden.

Fazit

Alle Tools haben ihre Stärken, die Wahl hängt davon ab, was ein Unternehmen braucht:

• Zapier: Optimal für den schnellen Start, besonders wenn man sofort Ergebnisse sehen will.

• n8n: Die richtige Wahl für KMUs, die langfristig viele Prozesse automatisieren und Kosten sparen möchten.

• Make: Perfekt für Unternehmen, die komplexe Abläufe abbilden und nachvollziehbar darstellen wollen.

• Power Automate: Erste Wahl, wenn Microsoft 365 bereits im Einsatz ist.
  

Empfehlung: KMUs sollten den Rat einer Automatisierungsagentur einholen, diese kann das beste Tool auswählen, selbstständig Workflows aufsetzen und kontinuierlich verwalten. Hierbei wird häuig mit einfachen Prozessen gestartet und dabei geprüft, wie schnell sich Workflows auszahlen. Wichtig ist nicht, sofort das perfekte Tool zu wählen, sondern überhaupt zu beginnen.